L'appel à l'Intelligence Collective et à toutes les pratiques coopératives actuelles demandent une vraie réflexion sur la façon dont les équipes communiquent. Et si on abandonnait les mails ? !
S'ouvrir à de nouvelles habitudes
La plupart du temps, les nouveaux échanges liés aux groupes de travail auxquels les collaborateurs contribuent viennent s'ajouter dans une boîte mail déjà à la limite de l'implosion !
Chacun se retrouve alors un peu plus noyé dans un flux d'infos et de versions successives de pièces jointes ... ces pratiques sont peu propices à la clarté et créent une pression supplémentaire au quotidien.
Utiliser un tableau de bord partagé dès que l'on gère ensemble un projet est une pratique indispensable pour fonctionner de façon agile et dans le respect de chacun.
Comme toute nouvelle pratique, cela demande un temps d'adaptation et c'est tout à fait normal ;-)
Pour certains cette forme d'échange est complètement naturelle et pour d'autres un effort momentané est incontournable avant d'en goûter tous les bénéfices :
Soulager les flux de mails à gérer
S'informer et suivre les projets à n'importe quelle heure
Partager les documents dans un seul endroit
Avoir une vision collective de l'état d'avancement des travaux
Faciliter l'organisation des actions
Travailler à distance collectivement
Trello : "Testé et approuvé"
Il existe aujourd'hui de nombreuses offres d'outils digitaux pour mettre en place des tableaux de bords.
Trello est particulièrement bien conçu, pratique et très intuitif.
Il permet de créer des tableaux (par sujet, projet, ...) dans lesquels seront utilisés des listes et des cartes au fur et à mesure des besoins.
Il offre de nombreuses fonctionnalités comme des dates d'échéances, calendriers, étiquettes de couleur, check-lists, attributions, équipes, et bien d'autres choses.
Il a l'avantage d'être suffisamment souple pour accompagner l'évolution des travaux en toute agilité et suffisamment simple pour permettre de se familiariser progressivement avec toutes ses fonctionnalités au fur et à mesure de son usage.
Il peut être utilisé de façon partagée sur les tableaux collectifs et à titre individuel dans sa propre organisation sur d'autres tableaux.
Il est accessible par ordinateur, tablette et smartphone et sa version gratuite est très complète.
Et si vous essayiez ?